THE MUSSELBURGH BOWLING CLUB

 

Constitution

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[ March 2011 ]

1 Name

The  club  shall  be  called  The  Musselburgh  Bowling  Club

 

Ia Equity Statement and Policy

Musselburgh  Bowling  Club  is  strongly  committed  to  equal  opportunities  for  all  sectors  of  the  community. It  is  the  policy  of  Musselburgh  Bowling  Club  to  ensure  that  all  members, participants, volunteers, visitors  and  guests  receive  equal  treatment  regardless  of  age, gender, marital  status, employment  status, social  class, colour, race, ethnic  or  national  origin, religious  belief  or  disability. All  members  are  expected  to  support  the  club  in  the  achievement  of  this.

 

II Object

The  object  of  the  club  is  to  promote  the  sport  of  bowling  by  participation  in  competitive  and  friendly  games;  for  which  purpose  the  rules  of  the  Scottish  Bowling  Association, Midlothian  Bowling  Association  and  Esk  League  shall  be  adhered  to  except  in  so  far  as  otherwise  governed  by  the  bye-laws  of  the  club.

 

III Membership

1  Membership  of  the  club  shall  consist  of  Members, Senior  Members, Junior  Members, Associate  Members [bowling], Associate  Members [non-bowling], Life  Members  and  Honorary  Members.

2  The  name  and  address  of  each  applicant  for  [all  classes  of]  membership, with   the  names  of  the  Proposer  and  Seconder  must  be  posted  on  the  notice  board  at  least  two  weeks  before  being  considered. Applicants  may  be  elected, by  a  majority, at  either  a  General  or  Council  Meeting.

3  Members  shall:

(1)      have  full  use  of  the  green  and  clubhouse  at  all  times.

(2)      be  eligible  to  play  in  all  competitions, club  selection  games  and  friendly  games

(3)      be  eligible  to  take  part  in  all  votes  and  resolutions  at  the  Annual  General  Meeting  or  any  Special  General  Meeting  of  the  club

(4)      be  eligible  for  election  to  office  within  the  club

4  A  member  who  has  attained  65  years  of  age  and  has  had  10  continuous  years  of  membership  of  the  club  shall  automatically  qualify  for  Senior  Member  status. Senior  Members  shall  enjoy  the  same  rights  and  privileges  as  Members.

5  An  applicant  who  is  under  the  age  of  18  shall, if  accepted, become  a  Junior  Member  of  the  club. Junior  Members  shall:

(1)     have  full  use  of  the  green  at  all  times

(2)     be  allowed  to  play  in  club  competitions  and  be  eligible  for  club  selection  games

(3)     be  allowed  to  participate  in  club  ‘hat  games’ and  friendly  games

(4)     have  the  use  of  the  clubhouse  in  accordance  with  the  Licensing  Scotland  Act  2005  and  the  club  bye-laws

(5)     have  no  voice  in  the  management  of  the  club

6  Associate  Members  [bowling]  shall:

(1)      have  the  use  of  the  green  afternoons  only  from  Monday  to  Friday  but  will  be  allowed  to  participate  in  ‘hat  games’ and  friendly  games

(2)      not  be  allowed  to  compete  in  club  competitions  nor  be  eligible  for  club  selection  games

(3)      have  the  use  of  the  clubhouse  at  all  times

(4)      have  no  voice  in  the  management  of  the  club

(5)      not  exceed in  number  one  fifth  of  the  ordinary/senior  members

7  Associate  Members  [non-bowling]  shall:

(1)      have  the  use  of  the  clubhouse  at  all times

(2)     have no  voice  in  the  management  of  the  club

(3)     not  exceed in  number  one  fifth  of  the  ordinary/senior  members

8  Persons  who  have  rendered  services  to  the  club  may  be  admitted  as  Life  Members  by  a  majority  at  any  general  meeting  of  the  club  on  the  nomination  of  any  two  members  previously  submitted  to, and  approved  by, the  Council. Life  Members  shall not  exceed  in  number  one  tenth  of  the  ordinary/senior  members  and  shall  have  no  voice  in  the  management  of  the  club.

9  Persons  who  have  rendered  services  to  the  club  or  the  locality, or  who  are  renowned  in  the  game  of  bowls,  may  be  admitted  as  Honorary  Members  by  a  majority  at  any  general  meeting  of  the  club  on  the  nomination  of  any  two  members  previously  submitted  to, and  approved  by, the  Council. Honorary  Members  shall not  be  allowed  to  compete  for  any  major  trophy  and  shall  have  no  voice  in  the  management  of  the  club.

10  The  entry  fee  for  new  members  and  annual  subscription  for  all classes  of  membership  shall  be  fixed  at  the  Annual  General  Meeting  and  will  become  effective  on  1st  March  in  the  following  year. Annual  subscriptions  must  be  paid  to  the  club  Treasurer  by  1st  March  each  year. Fees  for  new  members  will  become  payable  when  membership  has  been  approved.

11  Members  wishing  to  resign  their  membership  must  inform  the  Secretary  in  writing  before  the  annual  subscription  becomes  due  or  be  held  liable  for  the  subscription  for  the  current  year.

12  If  any  member  shall  act  contrary  to  the  Constitution  or  the  interests  of  the  Club, or  make  themselves  offensive  to  other  members, they  may  be  expelled  from  the  Club  on  a  motion  to  that  effect  passed  at  a  meeting  of  the  Council, provided  that    intimation  of  the  motion  has  been  given  to  the  member  in  question  at  least  three  days  prior  to  the meeting  and  said  member  has  been afforded the opportunity of explanation.

The  resolution  of  the  Council  to  expel  any  member  shall  be  subject  to  review  by  a  General  Meeting  of  the  Club  provided  that  said  member  makes  a  written  request  for  such  a  review  within  one  week  after  the  Council  meeting. At  such  a  General  Meeting  the  resolution  to  expel  must  have  the  support  of  two  thirds  of  the  members  present  and  voting. A  member  expelled  shall  forfeit  all  rights  and  interest  in  the  Club  and  shall not  be  allowed  to  enter  the  Club  premises  thereafter  on  any  pretext  whatsoever.

 

IV  Office  Bearers

The  Office  Bearers  shall  consist  of  President, Vice  President, Secretary, Treasurer, Match  Secretary  and  Green  Ranger  who  shall  be  elected  at  the  Annual  General  Meeting  [ AGM ].

 

V  Management

1  The  Office  Bearers  and  six  other  Members/Senior  Members  appointed  at  the  AGM  shall  form  the  Council  of  Management. The  two  Members/Senior  Members  whose  names  stand  first  on  the  list  of  Council  shall  retire  annually  and  shall not  be  eligible  for  re-election  until  after  the  elapse  of  one  year. The  AGM  shall  elect  two  Members/Senior  Members  to  fill  the  places  of  those  retiring  and  their  names  shall  be  placed  last  on  said  list.

2  The  President  or, in  his  absence, the  Vice  President  shall  be  Chair  of  the  Council; if  both  are  absent  the  Council  will  appoint  one  of  their  number  to  Chair  the  meeting. The  Council  shall  have  the  power  to  sub-commit.

3  Any  vacancies  that  occur  in  the  Council  during  the  year  may  be  filled  by  co-option  to  the  Council  and  members  so  elected  shall  remain  in  office  until  the  next  AGM  when  they  will  be  eligible  for  re-election.

4  The  Council  shall  have  the  power  to  make  regulations  for  the  management  of  the  Club  which  the  Secretary  shall  post  in  the  Clubhouse  and  such  regulations  shall  be  binding  on  every  member. It  is  the  responsibility  of  each  member  to  consult  the  notice  board  on  a  regular  basis  and  comply  with  Council  instructions/regulations.

5  No  office  bearer  or  member  of  the  Council, and  no  Manager  or  Servant  employed  in  the  Club  shall have  any  personal  interest  in  the  sale  of  alcoholic  liquors  therein, or  in  the  profits  arising  from  such  sales.

6  Alcoholic  liquors  will  only  be  sold  or  supplied  for  consumption  within  the  Club  premises.

7  The  Club  premises  shall  be  registered  for  the  sale  of  alcoholic  liquors  under  the  Licensing  Scotland  Act  2005. The  Club  Council  shall  determine  the  hours  of  opening  under  the  Licensing  Scotland  Act  2005.

 

VI  Secretary

The  Secretary  shall  conduct  the  correspondence  of  the  club  and  give  three  days  notice  of  all  meetings  except  the  AGM  or  any  Special  General  Meeting; during  the  bowling  season  meetings  of  the  Council  may  be  convened  by  a  notice  on  the  board  two  days  prior  to  the  meeting. The  Secretary  shall  record  the  minutes  of  each  meeting  in  a  book  and  submit  all  minutes  for  approval  at  the  next  meeting. The  Secretary  will  also  keep  a  register  of  members  of  the  Club  and  supply  each  new  member  with  a  copy  of  the  Constitution  and  Bye-Laws.  The  Secretary  shall  inform  the  Licensing  Authority  of all changes  in  Office  Bearers  and/or  Council. 

 

VII  Treasurer

The  Treasurer  shall  receive  and  disburse  monies  belonging  to  the  Club  and  keep  an  exact  record  of  same  in  a  Cash  Book. The  Treasurer  shall  deposit  all  monies  received  in  the  bank  in  the  joint  names  the  President, Treasurer  and  one  other  designated  office  bearer, reserving  an  adequate  sum  in  cash  to  meet  current  expenses. The  books  of  the  Club  shall  be  audited  by  an  accountant  appointed  by  the  AGM. An  abstract  of  the  accounts, duly  docketed  and  signed  by  the  auditor, shall  be  submitted  to  the  AGM  by  the  Treasurer.

 

VIII  Match  Secretary

The  Match  Secretary  shall  keep  a  record  of  all  matches  and  competitions  engaged  in  by  the  Club  and  attend  the  Annual  General  Meeting  of  the  Midlothian  Bowling  Association  to  arrange  matches  for  the  year.

 

IX  Green  Ranger

Subject  to  the  control  of  the  Council  the  Green  Ranger  [or  Sub-Ranger]  shall  superintend  the  green  and  the  Green  Keeper  and, if  he  considers  the  green  unfit  for  play, shall  notify  the  same  by  putting  up  the  board  marked  ‘Green  Closed’. No  member  shall  interfere  with  said  board  or  play  on  the  green  until  this  restriction  is  removed. The  Green  Ranger  shall  have  the  power  to  appoint  a  Sub-Ranger ; in  the  event  of  neither  being  available  the  Senior  Official  present  shall  decide  if  the  green  is  playable.

 

X  Trustees

There  shall  be  six  Trustees  of  the  Club, who  shall be  elected  by  the  members  at  the  AGM, three  to  form  a  quorum. Trustees  shall  continue  in  office  until  death  or  resignation  or  until  a  new  Trustee  or  Trustees  shall be  appointed  in  their  place  by  a  General  Meeting  of  the  Club. Six  days  notice   of  a  meeting  to  appoint  new  Trustees  must  be  given  to  every  member. The  heritable  property  of  the  Club  shall  be  vested  in  the  Trustees  and  the  survivors  or  survivor  of  them  and  their  successors  in  office. The  Trustees  shall  have  full  power  to  sell, feu, lease  or  otherwise  dispose  of  the  Club’s  property, and  to  borrow  money  on  the  security  thereof  and  to  subscribe  all necessary  deeds, which  deeds  shall  be  binding  on  the  whole  members  of  the  Club, present  and  future, as  effectually  as  if  they  had  subscribed  the  same. However, the  powers  above  given  shall be  exercised  only  on  behalf  of  the  Club  and  at  the  request  of  the  members  present  at  a  General  Meeting  convened  for  that  purpose, of  which  meeting  every  member  shall  receive  six  days  notice; and, the  resolution  to  so  dispose  of  the  Club’s  property  shall  require  the  support  of  two  thirds  of  the  members  present  and  voting  at  any  such  General  Meeting.

 

XI  Meetings

1  The  Annual  General  Meeting  of  the  Club  shall  be  held  in  March  for  the  purpose  of  electing  Office  Bearers  and  transacting  any  other  business  of  the  Club. Members  shall  receive  at  least  six  days  notice  of  the  AGM.

2  The  Council  of  Management  shall  hold  meetings  at  least  once  per  month  during  the  playing  season.

3  The  President, or  any  three  members  of  the  Council, shall  at  all  times  have  the  power  to  call  a  meeting  of  the  Council.

4  A  majority  of  the  full  Council  shall  have  power, at  any  time, to  call  a  Special  General  Meeting  [SGM ]  of  the  Club.

5  The  Council  shall  call  a  SGM  of  the  club  when  presented  with  a  requisition  signed  by  twenty  members  of  the  Club  asking  them  to  do  so.

6  At  all  Council  meetings  five  shall  form  a  quorum ; at  General  Meetings  ten  shall  form  a  quorum; in  each  case  the  Chair  shall  have  a  deliberative, as  well  as  casting, vote.

 

XII  Guests/Visitors

1  Officials  and  members  of  visiting  teams/clubs  will  be  deemed  temporary  members  of  the  Club  and  be  admitted  to  share  in  the  facilities  of  the  Club  during  their  temporary  stay.

2  A  member  may  introduce  guests  as  specified  in  the  Bye – Laws  of  the  Club. Guests’  names  and  addresses, date  of  visit  and  the  name  of  the  introducing   member   must  be  entered  in  the  Visitors  Book  provided  for  that  purpose.

3  Visitors  shall  not  be  supplied  with  alcoholic  liquor  in  the  Club  premises  unless  at  the  invitation, and  in  the  company, of  a  member.

4  Alcoholic  liquors  shall  not  be  supplied  to  persons  under  eighteen  years  of  age.

 

XIII  Matches  and  Competitions

1  The  Council  shall  have  full  power  to  determine  which  matches  shall  be  played  by  the  Club  and  shall adopt  such  regulations  for  same, and  for  Club  Competitions  and  the  playing  of  ties, as  they  deem  proper.

2  At  the  AGM  Skips  shall  be  elected, from  those  duly  nominated  at  the  meeting, who  shall  play  the  Club  matches. Skips  representing  the  Club  at  the  various  trophy  competitions  run  by  the  Scottish  and  Midlothian  Bowling  Associations  shall  be  chosen  by  the  Council.

3  The  Club  Champion  for  the  year  shall  have  the  option  of  playing  in  the  Scottish  Singles  Championship  or  the  Rosebery  Cup  Competition  the  following  year  and  the  Championship  Runner-up  shall  represent  the  Club  in  the  other.

 

XIV  Alteration  of  Constitution

This  Constitution  shall  not  be  altered  except  at  an  AGM  or  a   SGM  of  the  Club  called  for  that  purpose. Any  proposed  amendment(s)  must  be  submitted  to  the  Council  fourteen  days  prior  to  the  meeting  and  members  shall  be  given  six  days  notice  of  the  meeting.

 

Bye – Laws

1  The  Club  will  take  no  responsibility  for  any  article  taken  into  or  left  in  the  premises  of  the  Club.

2  Each  member  will  have  the  privilege  of  introducing  visitors  or  guests  to  the  Club  premises; such  introduction  shall  be  limited  to  six  visitors  or  guests  on  any  one  day.

3  All  complaints  shall  be  made  in  writing  to  the  Secretary  who  will  submit  all  such  complaints  to  the  Council.

4  With  the  exception  of  the  conditions  specified  in  the  following  paragraph  Club  dress  shall  be  black  blazer, grey  trousers, white  shirt  and  Club  tie. Club  dress  shall  be  mandatory  for  semi – finals  and  finals  of  Club  competitions.

5  Approved  Club  polo  shirts, as  registered  with  the  SBA, may  be  worn  in  SBA, MBA  and  Esk  League  matches. The  Council  shall  reserve  the  right   to  vary  the  dress  code  for  friendly  matches  etc.

6  Jeans  shall  be  permitted  on  the  green  only  for  practise  sessions/games. At  all   times  when  using  the  green  members  shall  be  expected  to  dress  appropriately; shorts, tops  without  collars, football  colours/logos  or  other  logos  which  may  cause  offence  are  not  acceptable.

7  Mobile  phones  should  be  switched  off  during  Club  competitions  and  may  not  be  taken  onto  the  green  during  SBA  or  MBA  matches.

8  Members  shall  be  expected  to  observe  etiquette  when  moving  around  the  green  when  play  is  going  on  so  that  players  are  not  distracted.

9  Members  shall  be  expected, as  a  matter  of  courtesy, to  put  forward  the  name  of  their  opponent  when  losing  or  forfeiting  a  tie.

10  Members  shall  conduct  themselves  appropriately  at  all times  by  refraining  from  the  use  offensive  or  abusive  language.

11  Members  shall  not  stand  or  sit  on  the  bankings  or  take  drinks  on  to  the  green  at  any  time.

12  Members  shall  be  expected  to  respect  the  privacy  of  the  Club’s  neighbours  by  leaving  the  premises  quietly  at  all  times.